團隊文件如何分享？有簽私人文件、組織權限與簽署副本說明

先分清楚私人文件與組織分享

建立組織與加入成員後，文件仍需由擁有人主動分享，不會因為在同一個組織就全部公開。例如報價範本可分享給需要製作報價的成員，個人的草稿則維持私人。分享前先確認文件中是否包含不需要讓其他人看到的資料。

組織管理員能看到所有文件嗎？

不能。擁有人、管理員與成員角色負責組織協作中的不同操作，但組織管理者無權查看成員未分享的私人文件。設定分享時，應分別確認組織角色與文件授權，不能用「他是管理員」推定對方已取得某份文件。

文件庫與簽署上傳有何不同？

文件庫可保存 Office、文字等檔案，單檔上限 10 MB；建立簽署則使用 PDF、PNG 或 JPEG。若團隊共用 Word 範本，先完成內容並匯出 PDF，再建立簽署。檔案能存入文件庫，不代表同一格式可以直接放置簽名欄位。

分享後是否會一起修改同一份文件？

目前分享提供檢視、下載與建立獨立簽署副本，不提供共同編輯。成員建立簽署副本後，應核對副本內容與版本。若範本更新，要明確通知使用者，不能假設先前建立的簽署副本會自動同步。

邀請與人員異動如何安排？

組織邀請連結單次使用，七天到期，也可以撤銷。傳送前確認對象，避免放在公開位置。組織永久持有與離職移交尚未提供，團隊應事先安排重要檔案的負責人與備份，不要等到人員離開後才確認文件由誰保存。Google Drive 串接及版本歷程也尚未提供。

常見問題

分享給整個組織，還是個別成員？

需要讓全體使用的共同資料才分享給組織。若只有特定承辦人需要，選個別成員，並在工作結束後重新檢查授權。

移除分享後，對方下載的副本會消失嗎？

不會。存取權限變更不能收回已下載的副本；分享前要先確認內容與接收對象。