我們如何確保資料安全？有簽的電子簽署與文件保護措施

上傳後，誰能看見我的文件？

文件庫中的檔案預設為私人。只有在擁有人設定分享後，指定組織或成員才取得存取權限；同在一個組織，不代表能看見彼此所有文件。組織管理員也不能直接查看成員未分享的私人文件。伺服器會檢查文件擁有權或分享授權，避免只靠隱藏按鈕限制存取。這裡的組織管理員是團隊角色，與維運服務、可存取資料庫的系統管理者不同。

LINE 登入如何保護帳號存取？

使用 LINE 登入時，有簽的伺服器會向 LINE 驗證登入憑證，再建立有期限的登入狀態。登入 Cookie 設為 HttpOnly，限制網頁腳本直接讀取；正式環境另設定 Secure，僅透過 HTTPS 傳送該 Cookie。一般資料變更 API 也會檢查請求來源。使用共用電腦後，請記得登出，並保護自己的 LINE 帳號與裝置。

簽署連結與 PIN 如何限制文件存取？

每次建立簽署連結，系統會產生隨機密鑰，後端保存密鑰的 SHA-256 雜湊供驗證，不直接保存原始密鑰。連結中的 # 後方包含存取所需資訊，持有完整連結的人可能開啟文件，因此應將連結視為敏感資料。寄件人可另設 6 位數 PIN；PIN 以加鹽雜湊保存，連續輸入錯誤達 5 次會暫停驗證 15 分鐘。建議透過另一個已確認的管道提供 PIN，避免連結與 PIN 一起被轉傳。

連結傳錯人，或超過簽署期限怎麼辦？

寄件人可在文件尚未定稿、且狀態允許時撤銷簽署；文件仍在待簽或已檢視階段，也可替換連結，讓舊連結失效。尚未完成的簽署超過設定期限後，系統會拒絕透過該連結存取。已完成文件目前不套用同一個到期阻擋規則，因此不能把簽署期限當成所有文件存取的截止日。撤銷、替換連結或移除分享，都無法收回對方已下載或截圖的內容。

如何核對簽署後的文件與操作紀錄？

收件人送出簽名後，由寄件人檢查並確認定稿，再下載已簽 PDF 與 JSON 操作紀錄。系統記錄簽署流程中的事件，並使用 SHA-256 文件指紋協助比對檔案是否一致。指紋不是文件加密，也不能單獨證明簽署者身分；操作紀錄同樣不等於第三方時間戳或憑證式數位簽章。下載後，請把文件與紀錄存放在有存取限制的資料夾，避免使用公開分享連結。

資料會自動刪除嗎？目前有哪些保護限制？

有簽目前未設定資料自動刪除期限，簽署連結失效也不代表文件已從資料庫刪除。服務需要在伺服器處理文件，系統管理者可存取資料庫，因此不應將目前的保護機制理解為端到端加密，或只有寄件人與收件人能讀取資料。若你的團隊有特定保存期限、刪除程序、備份或資安認證要求，應先確認服務是否符合需求，再上傳相關資料。

傳送文件前，可以先做哪些檢查？

先移除簽署不需要的個資與附件，再核對 LINE 收件人及文件版本。只讓必要的人取得文件，敏感文件可加設 PIN，避免把簽署連結貼到公開群組。團隊成員或工作內容變動時，重新檢查分享權限。定稿後下載文件與操作紀錄，依團隊的保存方式備份，並限制副本的存取範圍。

常見問題

有 PIN 就能確認是本人簽署嗎？

不能。PIN 是文件存取的額外限制，收件人姓名仍由對方自行輸入，不等於實名認證。有簽目前沒有 OTP、自然人憑證或憑證式數位簽章。

其他組織成員能靠文件網址看到內容嗎？

文件庫會檢查登入身分與分享權限，知道文件位置不代表取得授權。但簽署連結本身包含存取密鑰，應只交給預定收件人；若設定 PIN，還需要通過 PIN 驗證。

SHA-256 是否代表文件已加密？

不是。SHA-256 在這裡用於文件比對與連結密鑰驗證，無法據此推論資料庫內容已加密，也不代表端到端加密。

連結到期後，文件會一起刪除嗎？

不會。簽署期限用來限制尚未完成的簽署存取，並非資料保存期限。已完成文件目前不受同一個到期阻擋規則限制，系統也沒有設定資料自動刪除期限。